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Microsoft Office mette a disposizione tutto il necessario per realizzare in maniera piuttosto efficiente la cosiddetta "stampa unione", ovvero l'integrazione fra il testo di un documento (una lettera, generalmente) ed una serie di dati strutturati (una serie di nominativi)

Per capire a cosa possa servire questa caratteristica, immaginate questo scenario. Avete la necessità di inviare un determinato documento (una presentazione, un messaggio di auguri, una comunicazione aziendale) ad una lunga lista di persone diverse, e volete che ogni stampa riporti il nome del destinatario ed il suo indirizzo.

Potete certamente pensare di realizzare il documento generale e poi salvarne tante copie distinte e personalizzate quante sono le persone in questione, ma se il numero di destinatari è superiore alla decina, oppure dovete ricontattare periodicamente le stesse persone, la cosa diviene ben poco agevole.

Con una "stampa unione" invece, è sufficiente preparare una sola copia del testo, predisporre opportunamente i nominativi in un file distinto e utilizzare le funzioni opportunamente studiate per ottenere il risultato nel modo più elegante e pratico possibile.

Interessati? La procedura completa è proposta di seguito. I nomi dei comandi si basano su Office 2010, ma sono pressoché identici anche sotto Office 2007. Con un pochino di attenzione inoltre, la procedura è seguibile anche con Office 2003.

Si comincia.

Preparare il documento

Per prima cosa, dovete preparare la vostra lettera vera e propria. Per quanto possa sembrare scontato, vi raccomando di concentrarvi sul contenuto e sull'aspetto del documento, dimenticandovi per ora che poi dovrete procedere con una stampa unione.

Abbiate solamente l'accortezza di utilizzare dei segnaposto generici (evidenziati in rosso, nell'immagine) per identificare tutti quei valori variabili a seconda del nominativo

Completata la lavorazione, salvate il file come di consueto.

Preparare i nominativi

Dovete ora preparare il file dei nominativi. È possibile utilizzare vari formati, ma il più pratico è sicuramente un foglio di calcolo di Excel.

Aprite quindi il programma e predisponente i nominativi utilizzando un'impostazione simile a quella presentata nell'immagine seguente

Non è necessario che l'impostazione sia esattamente la stessa, ma più i dati saranno "strutturati" (ovvero suddivisi in celle distinte a seconda del significato), più flessibile sarà il loro utilizzo.

Sinceratevi che i dati relativi ad un determinato destinatario stiano sulla stessa riga e che tutti gli attributi analoghi stiano sulla medesima colonna: i cognomi allineati gli uni sotto agli altri, gli indirizzi e le altre informazioni allo stesso modo.

Vi raccomando vivamente di far sì che la prima riga dell'elenco contenga un'intestazione che indichi in maniera chiara il contenuto della specifica colonna (Nome, Cognome, Indirizzo eccetera): in questo modo, sarà poi facilissimo capire quali campi contengano i nomi, quali gli indirizzi e via dicendo.

Completato il file, salvatelo come di consueto e chiudete Excel.