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Uno dei maggiori "difetti" di Microsoft Outlook è che non è possibile condividerne i contenuti in una rete locale, a meno che non si abbia a disposizione Exchange Server.

Esistono diverse suite per ovviare a tale problema, in particolare vorrei presentarne una made in Italy, spartana ma efficace, e soprattutto Free (per chi ha esigenze limitate).

Soluzioni tradizionali

Solitamente le soluzioni "tradizionali" sono di due tipi:

• Gestione centralizzata: tutti i messaggi di posta elettronica (sia esterna che interna), i calendari e le rubriche vengono condivisi tramite un server (es. Exchange)
• Condivisione/sincronizzazione dei file PST: in questo caso il software connette gli archivi PST presenti sui vari PC (Public ShareFolder, OsaSync, Ecc..)

Soluzione GCOL

Il software GCOL, di cui parlerò in questo articolo, appartiene al secondo gruppo, dei due suddetti, ma con una particolarità: non condivide gli archivi PST ma i singoli file MSG (formato proprietario di Outlook), presenti sul disco fisso.

Di cosa abbiamo bisogno

Ecco l'elenco degli strumenti necessari:

• GCOL: è l'applicativo principale che permette la condivisione/sincronizzazione
• GestrEmail: programma che ci consente di salvare i messaggi di posta elettronica come file singoli in formato MSG (vedi articolo)
• GestEOL: Molto simile a GestrEmail, si occupa del salvataggio degli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Attività e Note)

Installazione

La prima cosa da fare è scaricare ed installare GestrEmail e GestEOL. L'operazione si riduce a pochi click, terminati i quali sarà possibile lanciare i due programmi.

A questo punto estrarre/salvare almeno un file per ogni cartella di Outlook che vogliamo condividere.

Per cui posizionarsi per esempio su un contatto qualsiasi, cliccare con il tasto destro del mouse sull'icona presente nel system tray di GestEOL e selezionare la voce Estrai gli Elementi Selezionati

Viene così visualizzata la finestra di "Esportazione Immediata" in cui dobbiamo selezionare il formato del file .msg e premere quindi Conferma.

Salvando i file su disco fisso, viene generato il percorso che utilizzeremo poi con l'applicativo GCOL.

Il suddetto iter è pressoché identico per le cartelle calendario, attività e note. L'unica differenza si avrà per la posta elettronica, in cui cambia l'applicativo per il salvataggio dei file, che in tal caso è GestrEmail.

Ripetere queste operazioni su tutti i PC della rete che devono condividere i propri elementi di Outlook.

Terminata questa prima fase passare all'installazione di GCOL sulle postazioni che devono "ricevere" i file del client Microsoft. Ovviamente ogni singolo PC può essere sia "mittente" che "destinatario".

Installazione/Impostazione GCOL

Anche in questo caso ce la caviamo con pochi click, al termine dei quali, lanciato GCOL, ci appare una nuova icona nel system tray.

Solito tasto destro, selezioniamo la voce Apri Impostazione Cartelle

Viene visualizzata la finestra Cartelle condivise. Ora è necessario salvare il tipo ed il percorso di tutte le cartelle da cui vogliamo ricevere i file di Outlook. L'operazione è noiosa ma semplice.

A questo punto siamo operativi!

Tutte le volte che verrà salvato un file msg (in modo manuale o automatico) da una delle postazioni configurate, apparirà sulle altre la seguente finestra, indicante il numero di nuovi file disponibili.

Cliccando sul numero evidenziato potremo andare a controllare quali nuovi file ci sono stati messi a disposizione in rete, verrà visualizzata infatti la finestra Elementi condivisi di Outlook.

In questa finestra potremo:

• Visualizzare i dati principali di ogni file ed eventualmente aprirli con un doppio clic;
• Segnare come letto uno o più file, funzione simile a quelle presente in Outlook;
• Eseguire ricerche/filtraggi;
• Eliminare le righe del database ed eventualmente i file su disco fisso;
• Inviare ad Outlook uno o più file.

Quest'ultima funzione è molto utile per sincronizzare contatti, calendario o attività, o semplicemente per importare le email interessanti all'interno di Outlook.

Dopo aver cliccato l'apposito pulsante viene mostrato l'elenco delle cartelle disponibili in Outlook, e tra queste dovremo semplicemente sceglierne una e confermare.

Versioni

GCOL, GestrEmail e GestEOL sono disponibili sia in versione Free (limitati nell'utilizzo) che in versione Pro (a pagamento ma completi).