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Quando il numero di email comincia ad essere considerevole, Outlook fatica a gestirle e si corre addirittura il rischio di un noioso blocco, se si raggiunge il limite di dimensioni massime del file PST (20 GB per Office 2003 ed Office 2007, 2 GB per le versioni precedenti).

Per evitare di andare incontro ad una situazione del genere, è necessario alleggerire il nostro archivio. Una soluzione alternativa alla creazione di nuovi archivi PST è l'esportazione della posta su disco fisso: per fare ciò, è sufficiente munirsi del software GestrEmail, un tool semplice ma efficace, realizzato in Italia e disponibile per il download da questa pagina.

Questo applicativo ci consente di salvare i messaggi di posta elettronica come file singoli in formato MSG: tali file sono del tutto identici ad un'email all'interno di Outlook, compresa formattazione, allegati, HTML, ecc..

È possibile riportare tali file all'interno di Outlook semplicemente con un Drag & Drop.

I messaggi estratti non possono invece essere utilizzati con altri client di posta.

Contestualmente all'esportazione viene generato un database contenete le principali informazioni relative alle email esportate (mittente, destinatario, oggetto, data e così via), in un apposita finestra è poi possibile effettuare ricerche, ordinamenti ed aprire le email stesse.

Il database può inoltre essere aggiornato con file MSG ed EML (formato utilizzato da altri client di posta) già presenti su disco rigido.

Per i più pigri, per cui aprire GestrEmail tutti i giorni per eseguire l'esportazione risulta un impegno troppo gravoso, è possibile Pianificare l'esportazione ad intervalli regolari.

GestrEmail è disponibile in due versioni:

Free - è gratuita (in prova per 10 gironi poi basta registrarsi sul sito per rendere l'installazione definitiva), ma consente di esportare al massimo 20 messaggi al giorno;

Pro - versione a pagamento, che oltre a non avere limiti di email esportabile consente di convertire i messaggi dal formato MSG al formato EML.

Alternative

In questo articolo abbiamo visto altre due soluzioni alternative per alleggerire l'archivio Pst di Microsoft Outlook.