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Capita sempre più spesso di dover gestire una newsletter, e quando si presenta questa incombenza ci si chiede subito: come faccio a gestirla con il client di posta?

È difficile. Si arriva a questa risposta per i seguenti motivi:

1. Non è possibile inviare email singole a tutti i componenti di un gruppo di contatti;
2. Inserendo i destinatari solo nel campo Ccn avremo comunque delle email senza destinatario;
3. Risulta complesso gestire iscrizioni e cancellazioni alla newsletter in modo automatizzato.

A questo punto le soluzioni possibili sono 2:

• Acquistare un software specifico;
• Abbonarsi ad uno dei vari servizi "web based".

Esiste però una terza opzione, una soluzione ibrida che abbina l'uso del client di posta Microsoft Outlook all'applicativo GestNewsletter.

In questo modo vengono superati i limiti di Outlook, nella gestione di una newsletter, mantenendone i pregi. È infatti possibile:

1. Inviare email singole ad ogni destinatario, tutelando in questo modo la privacy dei destinatari;
2. Comporre il messaggio da inviare direttamente con Outlook, non è quindi necessario apprendere l'utilizzo di complessi editor HTML, come avviene con altri software per l'invio di newsletter;
3. Inserire immagini direttamente nel corpo del messaggio o allegare file;
4. Inviare le email agli indirizzi contenuti in una o più cartelle contatti di Outlook, si evita in tal modo la predisposizione di liste di destinatari;
5. Gestire l'iscrizione o la cancellazione alla newsletter in base alle email ricevute;
6. Controllare i risultati degli invii;
7. Inviare le email con un server Smtp diverso da quello del proprio provider.

Vediamo ora come utilizzare GestNewsletter.

Lanciando l'applicativo, dopo aver eseguito la semplice installazione, appare la schermata principale da cui è possibile eseguire le varie operazioni.

Per prima cosa inserire le Impostazioni relative al server Smtp, tale operazione è fondamentale per il corretto invio delle email.

A questo punto consiglio di creare una cartella contatti in Outlook apposita per la gestione della nostra newsletter.

Spremiamo le meningi per trovare un nome adatto alla cartella..

Ora possiamo copiare i contatti di una cartella in quella appena creata tramite l'apposita funzione presente nella schermata principale. In questo modo andremo a creare la nostra mailing list.

Per evitare l'invio di email doppie è sempre meglio verificare l'esistenza o meno di doppioni, per questo è utile il pulsante Elimina Doppioni contatti.

Adesso è giunto il momento di preparare l'email che verrà spedita agli utenti della nostra newsletter, sulla preparazione del testo e della grafica è presente molto materiale sul web a cui vi rimando, a noi interessa sapere che il contenuto della mail va salvato in una bozza di Outlook, che verrà poi utilizzata per l'invio della newsletter.

Le operazioni preliminari sono concluse, è giunto quindi il momento di spedire le nostre news. Premendo il pulsante Invia newsletter appare una schermata che ci permette di selezionare la "bozza" che verrà spedita.

È Inoltre possibile specificare alcuni parametri:

1. selezionando l'apposito check box è possibile ricevere la conferma di recapito dell'email, è una cosa che comunque sconsiglio poiché già di default viene inviato un messaggio nel caso in cui ci sia un errore di consegna.
2. nella sezione Gestione errori è invece possibile specificare quante volte ripetere l'invio di un email in caso di errore e quanti secondi attendere prima di ripetere l'invio. Questi dati possono essere molto importanti poiché molti server smtp (soprattutto quelli gratuiti dei normali provider) pongono diverse limitazioni all'invio di email (potete visitare questa pagina per un approfondimento), vi consiglio quindi di settare i parametri come in figura.

Attenzione: Alcuni antivirus potrebbero bloccare un eccessivo invio di email, è meglio quindi disabilitare temporaneamente o definitivamente (sconsigliato) il controllo delle email in uscita da parte dell'antivirus.

Confermando la bozza ci verrà mostrato l'elenco delle cartelle contatti, selezioniamo la cartella newsletter e confermiamo nuovamente.

Ci appare ora una finestra con l'elenco delle email contenute nella cartella contatti selezionata, a questo punto selezioniamo tutte le email, o una parte di esse, e premiamo il pulsante aggiungi.

Cliccando conferma invio avrà inizio la spedizione della nostra newsletter.

Al termine verrà visualizzata una finestra con i risultati dell'operazione.

GestNewsletter è compatibile con tutte le versioni di Windows e con Outlook, dal 2003 al 2010.

Sul sito del produttore sono presenti 2 versioni:

Una gratuita che consente l'invio di massimo 200 email al giorno ed inserisce una scritta pubblicitaria alla fine della mail;

Una a pagamento che ovviamente non presenta limitazioni di alcun tipo.